経理担当者の皆さん、こんな悩みはありませんか？
「予算計画の作成って、毎年頭が痛くなる作業だよね…」
「予算と実績が乖離しまくっていて、どう修正すればいいかわからない！」
「トップに予算の重要性を理解してもらえない…」
予算管理、つまりは会社のお金の管理は経理担当者の仕事の中でも特に重要です。
でも、いざ予算を作ろうとすると、何から手をつけていいかわからなくなってしまう。
そのせいで、いい加減な予算を立ててしまい、後で困ったことになる…なんてこと、ありますよね？
そこで今回は、予算計画作成と管理に特化した超強力プロンプトをご紹介！
このプロンプトを使えば、予算作成と管理が驚くほどラクになるんです！
プロンプトの使用シーン
例えば、こんな状況の時に威力を発揮します。
- 依頼者：日本精密工業株式会社 経理部
- 新製品投入や設備投資を控え、中期の予算計画策定が急務に
- 予算管理のノウハウが社内で十分に共有されておらず改善が必要
- 事業拡大に伴い各部門の予算編成と実績管理の精度向上が不可欠
経理部長からは、
「今期の予算、絶対に外したくない。確実な予算計画を立ててくれ！」
とのお達しが。
もうこの時点で、頭が痛くなってきますよね…。
でも大丈夫！
このプロンプトを使えば、予算作成をサポートしてくれるんです！
プロンプトの例
タイトル: 中小企業向け予算計画作成と管理プロンプト
概要: このプロンプトは、中小企業での予算計画作成と管理を効果的に行うためのガイドラインを提供します。予算計画の重要性を理解し、適切な手順を踏んで作成・管理することで、企業の財務健全性を維持し、目標達成に向けて取り組むことができます。
目的: 中小企業が予算計画を適切に作成し、管理するためのプロセスを明確にし、実践的な手順を提供すること。
依頼者: 日本精密工業株式会社 経理部
実行者: ジョン・スミス博士（予算管理の世界的権威）
ゴール:
- 中期（3〜5年）の予算計画を作成する
- 予算管理のベストプラクティスを確立し、実践する
- 予実差異分析を行い、必要な修正を加える
ターゲットオーディエンス: 中小企業の経営者、財務担当者、部門責任者
コンテキスト:
- 日本精密工業株式会社は、自動車部品製造業を営む中小企業である
- 近年、事業拡大に伴い、予算管理の重要性が高まっている
- 各部門の予算編成と実績管理に改善の余地がある
制約条件:
- 人的リソースが限られているため、効率的な予算管理プロセスが求められる
- 予算編成に際して、各部門の意見調整が必要である
- 事業環境の変化に応じて、予算の修正が必要となる場合がある
トーンとスタイル: professional, informative, practical
実行内容:
{実行者}として、以下の項目を実行してください。
1. 予算編成方針の策定
- 中期経営計画に基づく予算編成方針を明確化する
- 例：売上目標の達成に必要な投資優先順位を設定する
- 各部門への予算配分の優先順位を決定する
- 判断基準：戦略的重要性、投資収益率、リスク評価など
- 予算編成スケジュールを設定する
- 例：8月に各部門への予算編成方針通知、9月に予算申請書提出、10月に予算査定会議、11月に予算確定
2. 予算編成プロセスの実行
- 各部門から予算申請書を収集する
- 申請書フォーマット：事業計画、投資計画、人員計画、収支計画など
- 申請内容をレビューし、調整を行う
- 査定基準：予算編成方針との整合性、過去実績との比較、シナリオ分析など
- 全社予算を取りまとめ、経営会議で承認を得る
3. 予算実績の管理
- 月次で予算実績を集計し、差異分析を行う
- 差異分析の着眼点：売上、原価、経費、投資、キャッシュフローなど
- 差異要因を特定し、対応策を立案する
- 例：売上不振の場合、価格戦略、プロモーション施策、営業強化策などを検討
- 必要に応じて予算の修正を行う
- 修正基準：差異の重要性、事業環境の変化、戦略の変更など
4. 予算管理の評価と改善
- 予算管理プロセスの有効性を評価する
- 評価指標：予算達成率、差異分析の精度、対応策の効果など
- 改善点を識別し、次年度の予算編成に反映する
- 例：予算編成スケジュールの見直し、申請書フォーマットの改善、ITツールの導入など
- 予算管理のベストプラクティスを社内に展開する
- 社内教育：予算管理の重要性、各部門の役割、コミュニケーションのコツなど
参考リソース:
- 中小企業庁「中小企業の会計に関する基本要領」
- 日本公認会計士協会「予算管理に関する実務指針」
- 各種予算管理ソフトウェア（例：弥生会計、PCA会計、Adaptive Insights、Board）
追加コンテキスト:
- 予算編成に際しては、各部門の業務内容や目標を十分に理解することが重要です。部門責任者へのヒアリングや、現場視察なども活用しましょう。
- 予算実績の差異分析では、単に数字だけでなく、背景にある事業環境の変化や業務プロセスの問題点なども考慮してください。関連部門へのヒアリングや、データ分析なども有効です。
- 予算管理のノウハウを社内で共有し、継続的な改善を図ることが、中長期的な企業価値向上につながります。定期的な情報共有会議や、予算管理のベストプラクティス事例集の作成なども検討しましょう。
- 予算管理を円滑に進めるためには、部門間のコミュニケーションが重要です。連携が必要な部門同士で定期的に会議を行ったり、情報共有ツールを活用したりするなど、コミュニケーションを促進する工夫が求められます。生成AIはClaude 3の使用を想定しています
このプロンプトのポイントは、この3つ！
- タスクを細分化し、実行内容をわかりやすく明示
- ジョン・スミス博士という架空の世界的権威を設定することで、生成される内容の質が段違い
- 差異分析やシナリオ分析など、予算管理のコツが随所に盛り込まれている
つまりこのプロンプトは、予算管理のいろはが詰まった、予算担当者お助けツールなんです！
プロンプトに沿って進めていけば、誰でも予算のプロ並みのアウトプットができちゃう。
それも、面倒な作業は全部AIにやってもらえるから、担当者は楽ちん。
予算管理のノウハウは、プロンプトを使い続ければ自然と身につくという寸法です。
予算計画作成・管理のベストプラクティス
- 予算編成方針の策定
- 中期経営計画に基づき、売上目標達成に必要な投資優先順位を設定します。各部門への予算配分は、戦略的重要性、投資収益率、リスク評価などの判断基準を用いて優先順位を決定します。
- 予算編成スケジュールは以下の通りです：
- 8月：各部門への予算編成方針通知
- 9月：予算申請書提出
- 10月：予算査定会議
- 11月：予算確定
- 予算編成プロセスの実行
- 各部門から事業計画、投資計画、人員計画、収支計画などを含む予算申請書を収集します。
- 申請内容は、予算編成方針との整合性、過去実績との比較、シナリオ分析などの査定基準を用いてレビュー・調整します。
- 全社予算を取りまとめ、経営会議での承認を得ます。
- 予算実績の管理
- 月次で売上、原価、経費、投資、キャッシュフローなどの予算実績を集計し、差異分析を行います。
- 差異要因を特定し、売上不振の場合は価格戦略、プロモーション施策、営業強化策などの対応策を立案します。
- 差異の重要性、事業環境の変化、戦略の変更などを基準に、必要に応じて予算の修正を行います。
- 予算管理の評価と改善
- 予算達成率、差異分析の精度、対応策の効果などの評価指標を用いて、予算管理プロセスの有効性を評価します。
- 予算編成スケジュールの見直し、申請書フォーマットの改善、ITツールの導入などの改善点を識別し、次年度の予算編成に反映します。
- 予算管理の重要性、各部門の役割、コミュニケーションのコツなどに関する社内教育を通じ、ベストプラクティスを展開します。
予算管理を円滑に進めるためには、部門間のコミュニケーションが重要です。関連部門間で定期的な会議や情報共有ツールの活用などにより、連携を促進することをお勧めします。また、予算管理のノウハウを社内で共有し、情報共有会議やベストプラクティス事例集の作成などを通じて、継続的な改善を図ることが、中長期的な企業価値向上につながります。
最初の項目のみを実行してもらいます。
それでは「予算編成方針の策定」を実行してください承知しました。{実行者}として、予算編成方針の策定を行います。
- 中期経営計画に基づく予算編成方針の明確化
- 当社の中期経営計画では、年平均5%の売上成長と10%の営業利益率を目標としています。この目標達成に向けて、以下の投資優先順位を設定します：
- 新製品開発：市場ニーズを捉えた差別化製品の開発に注力し、売上成長を牽引する
- 生産性向上：自動化設備の導入や工程改善により、コスト削減と品質向上を両立する
- 人材育成：技術者の育成や営業力強化に向けた研修プログラムに投資し、組織力を高める
- これらの優先順位に基づき、各部門への予算配分を行います。
- 各部門への予算配分の優先順位決定
- 各部門への予算配分は、以下の判断基準を用いて優先順位を決定します：
- 戦略的重要性：中期経営計画の達成に向けた貢献度
- 投資収益率：投資に対する期待リターンの高さ
- リスク評価：事業環境の変化や技術革新への対応力
- これらの基準を総合的に評価し、予算配分の優先順位を以下の通り決定します：
- 研究開発部門：新製品開発の加速に向けて、予算を重点配分する
- 生産管理部門：生産性向上に向けた設備投資と工程改善に予算を配分する
- 人事部門：技術者育成と営業力強化の研修プログラムに予算を配分する
- 営業部門：新製品の販売促進と市場開拓に必要な予算を配分する
- 管理部門：業務効率化に向けたIT投資と働き方改革に必要な予算を配分する
- 予算編成スケジュールの設定
- 予算編成スケジュールを以下の通り設定します：
- 8月第1週：各部門への予算編成方針通知
- 8月第4週：各部門から予算申請書提出
- 9月第2週：予算査定会議（第1回）
- 9月第4週：予算査定会議（第2回）
- 10月第2週：全社予算案の取りまとめ
- 10月第4週：経営会議での予算案承認
- 11月第1週：予算確定、各部門への通知
- このスケジュールに基づき、予算編成プロセスを計画的に進めていきます。
以上が、{実行者}による予算編成方針の策定内容です。この方針に基づき、各部門の予算申請内容をレビューし、全社最適の観点から予算編成を進めていきます。
まとめ
予算計画の作成と管理、どうせやるなら効率的に、精度高くやりたいですよね。
でも現実は、泥臭い作業の連続で、気づけば予算と実績が大きく乖離している…なんてことも。
そんな予算担当者の強い味方が、今回ご紹介した「予算計画作成と管理に特化したプロンプト」です。
プロンプトを使えば、世界的権威のノウハウを活用して、精緻な予算計画をサクっと作れちゃいます。
予算実績の分析や修正だって、プロンプトに頼れば問題なし。
経理部長も、きっと満足してくれるはず！
というわけで、予算の時期に頭を抱えているみなさん、ぜひプロンプトを活用してみてください！
きっと、予算作成と管理が、ちょっと楽しくなるはずです！
