始末書の書き方｜紛失・事故・遅刻など5シーンの例文集

2026年5月11日

横長16:9のフラットベクター図解、フォーマルでわずかに緊張感のある落ち着いたトーン。

始末書を書け、と上司から言われた。

手書きか、Wordか。封筒は二重封筒だっけ。再発防止策って、具体的に何を書けば「反省してます」に見えるんだ。

このパターンの思考停止は、ほぼ全員が「初めて」だから起こります。

書類の段取りが分からない不安。何を書いたら誠意に見えるか分からない不安。これが同時に来ます。「始末書書き方」で検索する場面の多くは、ここです。

始末書は、必須5項目（事実・原因・謝罪・再発防止策・署名）を順に埋めれば形になります。

本記事ではこの5項目テンプレと、紛失・事故・遅刻・サボり・議事録紛失の5シーン別の例文を用意しました。言い訳に見えてしまうNG表現と言い換え例も併せて。

各シーンの詳細記事は別ページで揃えているので、自分の状況に近い例文を選んで最短で提出まで進められます。

この記事のポイント

始末書の必須5項目テンプレ（事実／原因／謝罪／再発防止策／署名）

紛失・セクハラ・サボり・事故・議事録紛失の5シーン別例文（各詳細記事へ誘導）

始末書／顛末書／反省文／報告書 4文書の書き分け早見表

言い訳に見えるNG表現と、誠意を伝える言い換え例

ChatGPTで5分構造化する手順（プロンプト雛形つき）

提出マナー（封筒・手書き・速やかな提出）

※ 業務上のミスメモや経費レシートを残しておきたい時は、LANCE にLINEで撮っておくと、後から経緯整理や月次の数字確認に使えます（β版・無料・副業や個人事業主の方には特に便利）。本編は書き方↓

始末書とは ─ 反省文・顛末書・報告書との違い

始末書、反省文、顛末書、報告書 ── 似て非なる4つの文書。いずれも「結果が望ましくなかった出来事を文書化する」という点では共通ですが、目的と語尾が別物です。型を間違えると、書き出しの一行目から方向がずれます。

文書	主な目的	提出先	語尾の傾向
始末書	自分の非を認めて謝罪し、再発防止を誓約	上司・人事部	謝罪型・誓約型
反省文	自分の行動を内省して記す	上司	反省型
顛末書	起きた事実の経緯を客観的に報告	上司・関連部門	客観報告型
報告書	業務上の事実・数値・要因・対策を整理	上司・部門会議	中立的事実型

始末書は、4文書のなかで最も懲戒対象になりうる行為（カード紛失・遅刻常習・規律違反など）に対する「自分の非を認める」文書です。語尾は「お詫び申し上げます」「再発防止に努めます」が基本ライン。

顛末書と混同されやすいですが、顛末書は客観的な事実報告書で、自分の非を認める言葉は必須ではありません（反省は副次的）。詳しくは顛末書の書き方｜社内・社外の例文と始末書との違いを別記事で扱っています。

「目標未達成」のような業務報告は、報告書／振り返りシート側の話で、始末書ではないケースがほとんど。詳しくは目標未達成の書き方｜事実→要因→対策で書く5分テンプレもしくは反省文・始末書の総合ガイドをどうぞ。

始末書が必要になる5つのシーン

始末書を提出するよう求められる場面は、おおむね次の5シーンに分類できます。

物品の紛失 – セキュリティカード・社員証・USB・社用携帯・契約書類
業務上のミス・損害 – 社用車事故・物損・データ消去・誤発送・伝票ミス
規律違反 – 遅刻常習・無断欠勤・サボり発覚・無断早退
対人トラブル – セクハラ・パワハラ・取引先トラブル
記録物の紛失 – 議事録・契約書・伝票・取引先への提出書類

シーンによって再発防止策の方向性が変わるため、テンプレを丸ごとコピペするより、シーン別の詳細記事を参照するほうが早道です。本記事末尾に5シーン別の詳細記事リストを置いているので、自分の状況に近いものを参照してください。

始末書の必須5項目テンプレ

始末書の中身は、5つのブロックで組むのが定番です。

始末書

令和○年○月○日

○○部長 殿

○○部 ○○課
氏名: ○○ ○○ ㊞

【経緯】
○月○日（○曜日）、〜が発生いたしました。
（5W1Hで時系列を明示）

【原因】
〜が原因と考えられます。
（原因分析・推測の明示）

【謝罪】
このたびの件につき、深くお詫び申し上げます。

【再発防止策】
1. 〜を実行いたします。
2. 〜を徹底いたします。
3. 〜を仕組み化いたします。

以上

本文ブロックの分量比は、事実：原因：謝罪：再発防止策 = 3:1:1:3 が読みやすい配分です。事実は5W1Hで丁寧に書き、再発防止策は具体的な行動レベルで厚く書く。原因と謝罪は短くまとめる。

語尾の指針も決めておきます。

事実: 「〇月〇日、〜が発生いたしました」（過去形・断定）
原因: 「〜が原因と考えられます」「〜が直接の要因です」（推測の明示）
謝罪: 「お詫び申し上げます」「深く反省しております」
再発防止策: 「〜を実行いたします」「〜を徹底いたします」（意思の明示）

読み手の目線で一番重要なのは「再発防止策」です。「今後は気をつけます」「精進してまいります」では具体性がなく、評価につながりません。「ストラップ付きカードホルダーを購入し、常に首から下げて管理します」「退勤時の所持確認チェックリストを作成し、週次で確認します」のように、行動レベルで書きます。

シーン別の例文5パターン

5つのシーン別に、より具体的な例文と注意点を別記事でまとめています。自分の状況に近い記事から参照してください。

1. セキュリティカード・入館証の紛失

社内カードキー・セコムカード・客先常駐の入館証など、セキュリティ系カードの紛失パターン。3パターンの例文テンプレート＋ChatGPTプロンプトを別記事で揃えています。

→ セキュリティカード紛失の始末書の書き方｜すぐ使える例文テンプレート

2. セクハラの始末書

業務時間内・業務外行為の境界、事実関係の慎重な記述、被害者への配慮が必要な特殊シーン。安易な「言い訳」が二次トラブルにつながりやすいので、構成を間違えないことが最優先。

→ セクハラ始末書の書き方｜そのまま使える例文テンプレート

3. サボり発覚の始末書

無断離席、嘘の出張報告、業務時間中の私用外出など、規律違反系のシーン。事実関係を曖昧にしないこと、外部要因を作らずに自身の責任で書ききるのがコツ。

→ サボり発覚の始末書の書き方｜そのまま使える例文テンプレート

4. 社用車事故の始末書

物損・人身・第三者損害など、損害が外部に及ぶ事故シーン。発生直後の対応（保険・警察・社内連絡）の経緯を時系列で書くのが必須項目になります。

→ 社用車事故の始末書の書き方｜そのまま使える例文テンプレート

5. 議事録の紛失

社内議事録・客先議事録・契約交渉議事録など、機密性のある記録物の紛失。情報漏洩リスクの評価と、追加対応（関係先への報告・データ復元の試み）も書く必要があります。

→ 議事録紛失の始末書の書き方｜そのまま使える例文テンプレート

言い訳に見えるNG表現と言い換え例

5項目のテンプレに乗せても、語彙の選び方を間違えると一発で言い訳臭が出ます。よくある4類型をリスト化しておきます。

1. 他責ワード

NG: 「業務多忙のため」「指示があいまいだったため」「先方の都合により」

OK: 「業務量に対する自身のスケジュール管理が不十分でした」「指示内容の確認を怠りました」

外部要因や他者の状況に責任を転嫁する書き方は、読み手に「で、自分は何をしたのか」を考えさせる隙を与えます。常に主語を「自分」に戻して書きます。

2. 情緒ワード

NG: 「全力で取り組んだが及ばず」「努力が足りませんでした」「悔しい思いです」

OK: 「想定した行動量は実行しましたが、結果として防げませんでした」「業務手順の見直しが必要であったと反省しています」

始末書は感情を盛る場所ではない。情緒ワードを並べると、読み手は「事実の話に戻ってきて」と感じます。

3. あいまいワード

NG: 「諸々の事情で」「色々な要因が重なり」「一部進捗が芳しくなく」

OK: 「主な要因は3点で、（1）〜（2）〜（3）〜」

あいまい表現は、読み手に「説明したくない」のサインに見えます。具体に分解するだけで、誠実さが3倍になります。

4. 抽象ワード

NG: 「今後はより一層精進してまいります」「気を引き締めて取り組みます」「重ねてお詫び申し上げます」を再発防止策として使う

OK: 「ストラップ付きカードホルダーを購入し、常に首から下げて管理します」「退勤時のチェックリストを作成し、月次で見直します」

「精進」「気を引き締めて」の類は儀礼の言葉です。再発防止策の本文では、道具・手順・チェックタイミングを行動レベルで書きます。

ChatGPTで5分構造化する手順

ここまでの整理を、ChatGPTに任せる手順を1本だけ置いておきます。

使うプロンプトのテンプレ

あなたはビジネス文書作成のプロです。以下の情報をもとに、始末書を「事実→原因→謝罪→再発防止策」の構成で作成してください。

# 入力情報
- 文書の種類: 始末書
- 提出先: （例: ○○部長）
- 紛失物 / 違反内容 / 事故内容: （ここに事実を入力）
- 発生日時・場所: （いつ・どこで）
- 経緯（5W1H）:
  - When（いつ）:
  - Where（どこで）:
  - Who（誰が）:
  - What（何を）:
  - Why（なぜ）:
  - How（どのように）:
- 原因として考えられること:
- 取った事後対応（即時連絡・警察への連絡など）:
- 再発防止策（3つの行動レベル）:
  - 1.
  - 2.
  - 3.

# 出力ルール
- 文体は丁寧体（です・ます調）でなく、始末書定型の「いたしました」「申し上げます」調
- 事実：原因：謝罪：再発防止策 の分量比は 3:1:1:3
- 抽象ワード（「精進」「気を引き締めて」等）は使わず、具体的な行動レベルで書く
- 呼び捨ての強い口調や乱暴な表現は避ける
- 末尾に「以上」を付けて締める

このテンプレに事実を埋めてChatGPTに投げると、3〜5分で初稿が出てきます。あとは固有名詞と日付の事実確認をして、語尾を社内文化に合わせて整えるだけ。

使うときの注意点を2つだけ。

事実欄は自分で書く – 日時・場所・固有名詞は AI に推測させない。曖昧な箇所は「現時点で特定に至っていない」と正直に書く
再発防止策は AI 案をたたき台に、自分で修正 – 上司が一番見ているのは再発防止策。ここを丸投げで提出すると、すぐ伝わります

提出マナー ─ 封筒・手書き・速やかな提出

始末書は中身だけでなく、提出方法でも誠意を測られる文書です。

手書き or PC作成 – 会社の指定があればそれに従う。指定がなければPC作成が一般的。手書きのほうが「誠意が伝わる」と考える上司もいるので、提出先の雰囲気に合わせる
用紙 – A4の白紙、片面印刷
封筒 – 白い二重封筒（手渡しの場合）。表に「始末書在中」、裏に氏名・日付
インク – 黒一色（青や赤は避ける）
提出時期 – 事案発覚から1〜3営業日以内が目安。提出が遅れること自体が「報告意識の低さ」と受け取られる
提出時の口頭報告 – 封筒を渡す際に「お時間をいただきありがとうございました」と一言添える
提出後の対応 – 受け取った上司から指摘があれば、加筆修正のうえ再提出。再発防止策の実行報告を後日できると、信頼回復が早い