顛末書の書き方｜社内・社外の例文と始末書との違い

2026年5月11日

横長16:9のフラットベクター図解、対比構図。中央に細い縦の区切り線、左右2分割。

顛末書（てんまつしょ）を書け、と上司から言われた。

「始末書」となにが違う？反省を書くべきか、事実だけ並べるべきか。書き出しから手が止まるパターンです。

名前が似ている書類で、書き方が似ていない。検索しても答え合わせがしにくい。

「自分が書こうとしてるの、本当にこれで合ってる？」が拭えないまま、手が止まります。

顛末書は、起きた出来事の事実経緯を客観的に報告するためのビジネス文書。始末書とは目的が別物です。自分の非を認める言葉や謝罪表現は、必須ではありません。

組み方は「経緯→原因→対応→再発防止策」の5項目。経緯は時系列の箇条書きで淡々と。これが社内・社外共通のコツです。

本記事ではこのテンプレと、社内向け・社外向けの例文を用意しました。始末書との書き分け早見表、ChatGPTで5分構造化する手順も併せて。

この記事のポイント

顛末書と始末書の違い（早見表＋語尾の違い）

顛末書を出すケースと出すタイミング

5W1Hで書く必須項目テンプレ（経緯／原因／対応／再発防止／添付）

社内向け・社外向けの例文 2パターン

言い訳に見えるNG表現と言い換え例

ChatGPTで5分構造化する手順（プロンプト雛形つき）

提出後の上司対応と組織予防策

※ 業務上の経緯メモや経費レシートを残しておきたい時は、LANCE にLINEで撮っておくと、後から経緯整理や月次の数字確認に使えます（β版・無料・副業や個人事業主の方には特に便利）。本編は書き方↓

顛末書とは ─ 始末書との違い早見表

顛末書（てんまつしょ）は、業務中に起きた事故・ミス・トラブルの一部始終（顛末）を客観的に報告する文書です。読み方は「てんまつしょ」、漢字の意味としては「物事の最初から最後まで」を指します。

始末書と並んで提出を求められやすい文書ですが、目的と語尾が完全に別物です。早見表で確認しましょう。

項目	顛末書	始末書
主な目的	事実経緯の客観的報告	自身の非を認め、謝罪と再発防止を誓約
語尾の傾向	「〜となりました」「〜が判明しました」	「お詫び申し上げます」「再発防止に努めます」
謝罪表現	必須ではない（副次的）	必須（中心テーマ）
主な提出先	上司・関連部門・取引先	上司・人事部
提出ケース	事故・ミス・クレーム発生時の経緯報告	懲戒対象になりうる行為（紛失・規律違反等）
客観性	第三者視点で書く（「〜とのことです」も可）	主観的（自分の非を主体的に書く）

大きな違いは、顛末書は「報告書」、始末書は「謝罪文書」という点。顛末書を求められたのに始末書フォーマット（謝罪オンリー）で書くと、「経緯がわからない」と差し戻されます。逆もまたしかり。

始末書の書き方を探している場合は、始末書の書き方｜紛失・事故・遅刻など5シーンの例文集を別記事で扱っています。本記事はここから先、顛末書側の書き方に絞って進めます。

顛末書を出すケースと提出タイミング

顛末書を出すよう求められる場面は、おおむね次の4つです。

業務上の事故・ミス – 社用車事故・誤発送・データ破損・伝票誤記などの経緯報告
取引先・顧客クレーム – クレーム発生から収束までの一部始終を社外提出
システム障害・情報漏洩 – 発覚から復旧までの時系列報告
備品紛失・破損 – 紛失・破損の経緯と発見の試みの記録

提出タイミングは、事案発覚から3〜5営業日以内が目安。事故対応・初期復旧が一段落したタイミングで、関係者の聞き取りを終えてから提出するのが望ましい流れです。

始末書のように「即日提出」が求められるケースは少ないですが、社外向け顛末書は取引先の信頼回復に直結するため、できる限り早く出すべきです。

5W1Hで書く必須項目テンプレ

顛末書の中身は、5項目で組むのが定番です。

顛末書

令和○年○月○日

○○部長 殿

○○部 ○○課
氏名: ○○ ○○

件名: ○○○の発生に関する顛末書

【経緯】
（5W1Hで時系列を明示）
- ○月○日 ○時○分 〜が発生いたしました
- ○月○日 ○時○分 〜の対応を実施しました
- ○月○日 ○時○分 〜により収束いたしました

【原因】
〜が原因と考えられます。
（推測の明示・複数要因の整理）

【対応】
発覚後、以下の対応を実施しました。
1. 〜
2. 〜
3. 〜

【再発防止策】
1. 〜を実行いたします。
2. 〜を仕組み化いたします。
3. 〜を定例化いたします。

【添付資料】
- 関係者の聞き取り記録
- 損害額の試算

以上

5項目の中で読み手がもっとも重視するのは「経緯」と「再発防止策」です。経緯は時系列で淡々と、再発防止策は具体的な行動レベルで書く。原因と対応は中間の補足扱い。

語尾の指針も決めておきます。

経緯: 「〜が発生いたしました」「〜の対応を実施しました」（過去形・客観）
原因: 「〜が原因と考えられます」「〜が要因と推測されます」（推測の明示）
対応: 「〜を実施しました」「〜を依頼いたしました」（実行済の事実）
再発防止策: 「〜を実行いたします」「〜を仕組み化いたします」（意思の明示）

顛末書は謝罪が中心ではないのがポイント。「申し訳ございません」を多用すると、始末書と区別がつかない文書になり、報告書としての機能が薄れます。事実を時系列で並べ、読み手が状況を再現できる文書を目指します。

社内向け顛末書の例文

社内向け顛末書は、上司や関連部門に対して、出来事の経緯と再発防止策を共有する文書です。具体例を1パターン置いておきます。

件名: 取引先A社向け請求書誤送付に関する顛末書

令和○年○月○日

○○部長殿

営業部 ○○課
氏名: ○○ ○○

【経緯】

○月○日 14時、取引先A社向けの請求書を、誤って取引先B社の宛先で発送いたしました。
○月○日 16時、A社経理担当より「請求書未着」の連絡を受け、誤送付に気づきました。
○月○日 17時、B社へ謝罪連絡を入れ、誤送付分の破棄を依頼。
○月○日 18時、A社へ正しい請求書を再発送いたしました。

【原因】

請求書宛名のダブルチェック工程が抜けたことが直接の原因と考えられます。発送前の宛名確認は1名で行っており、繁忙期の業務量増加によりミスを誘発したと見ています。

【対応】

1. B社への謝罪連絡（○日）
2. 誤送付分の破棄依頼（○日）
3. A社への正しい請求書再発送（○日）
4. A社経理担当への状況報告と再発防止策の説明（○日）

【再発防止策】

1. 請求書発送前の宛名チェックを2名体制に変更いたします。
2. 月次でチェックリストを更新し、ダブルチェック工程の運用を確認いたします。
3. 繁忙期の業務量を可視化し、上長と共有する仕組みを導入いたします。

以上

ポイントは、経緯ブロックを時間軸で並べた箇条書きにしたこと。社内顛末書では、読み手（上司）が「いつ何が起きたか」を5秒で把握できる構造が最優先です。

社外向け顛末書の例文

取引先・顧客に対して提出する社外向け顛末書は、社内向けより謝罪表現を強めに入れるのが定番です。ただし、あくまで「事実報告」が主軸であることは変わりません。

件名: ○○商品の納期遅延に関する顛末書

令和○年○月○日

○○株式会社
○○部 ○○ ○○ 様

（自社）
営業部 ○○課
氏名: ○○ ○○

このたび、貴社にご注文いただいた○○商品の納期遅延につきまして、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。経緯と再発防止策を以下の通りご報告いたします。

【経緯】

当初の納期: ○月○日
実際の納品日: ○月○日（○日遅延）
○月○日: 製造ラインで○○部品の不良が発生
○月○日: 代替部品の手配を実施
○月○日: 製造完了・配送開始
○月○日: 貴社到着

【原因】

製造工程における○○部品の不良発生が直接要因です。当該部品の品質管理基準が、想定運用環境を完全にカバーできていなかったと考えております。

【対応】

1. 代替部品の緊急手配（○日）
2. 貴社ご担当者様への進捗報告（○日 / ○日）
3. 製造完了後の品質チェック強化

【再発防止策】

1. ○○部品の品質管理基準を見直し、より厳格な工程に改定いたします。
2. 製造進捗の社外共有を週次レポート化し、納期遅延の早期検知を可能にいたします。
3. 代替部品の事前在庫を確保し、緊急時の納期影響を最小化いたします。

このたびの件、重ねてお詫び申し上げますとともに、何卒ご寛恕賜りますようお願い申し上げます。

以上

社外向けでは、冒頭と末尾に謝罪の一文を入れます。本文中央の経緯・原因・対応・再発防止策は、社内向けと同じ構造で書きます。

言い訳に見えるNG表現と言い換え例

5項目の構成に乗せても、語彙の選び方を間違えると一発で言い訳臭が出ます。よくある4類型を並べておきます。

1. 他責ワード

NG: 「先方の指示が変更されたため」「業務多忙のため」「外部システム障害により」

OK: 「外部要因として○○があり、これに対する当社の対応として〜」

外部要因を書くなら、必ず「自社・自分の対応」もセットで書きます。外部要因単体で終わると、読み手は「で、こちら側は何をしたのか」が見えずに止まります。

2. 情緒ワード

NG: 「重く受け止めております」「遺憾の意を表します」（連発）

OK: 1回目は「お詫び申し上げます」、2回目以降は具体的な再発防止策の話に進める

謝罪の言葉は冒頭1回・末尾1回が基本。本文中で連発すると、事実報告の文書として弱くなります。

3. あいまいワード

NG: 「諸事情により」「色々な要因が重なり」「一部の工程で問題が発生」

OK: 「主な原因は3点で、（1）〜（2）〜（3）〜」

あいまい表現は、読み手にとっては「説明したくない」のサイン。具体に分解するだけで、誠実さが3倍になります。

4. 抽象ワード

NG: 「今後はより一層精進してまいります」「気を引き締めて取り組みます」を再発防止策として使う

OK: 「品質管理基準を○○項目に変更し、月次でレビューいたします」「進捗共有を週次レポート化いたします」

「精進」「気を引き締めて」の類は儀礼の言葉。再発防止策には、道具・手順・チェックタイミングを行動レベルで書きます。

ChatGPTで5分構造化する手順

ここまでの整理を、ChatGPTに任せる手順を1本だけ置いておきます。

使うプロンプトのテンプレ

あなたはビジネス文書作成のプロです。以下の情報をもとに、顛末書を「経緯→原因→対応→再発防止策」の構成で作成してください。

# 入力情報
- 文書の種類: 顛末書（社内向け / 社外向け）※選択
- 提出先: （例: ○○部長 / ○○株式会社 ○○様）
- 件名: ○○の発生に関する顛末書
- 経緯（時系列で5W1H）:
  - ○月○日 ○時 〜:
  - ○月○日 ○時 〜:
  - ○月○日 ○時 〜:
- 原因として考えられること（複数要因OK）:
- 取った対応（時系列で）:
- 再発防止策（3つの行動レベル）:
  - 1.
  - 2.
  - 3.
- 添付資料がある場合: （資料名を列挙）

# 出力ルール
- 文体は丁寧体「いたしました」「申し上げます」調
- 経緯は時系列の箇条書きで、5秒で把握できる構造
- 経緯：原因：対応：再発防止策 の分量比は 4:1:2:3
- 客観的事実を主軸とし、過剰な謝罪表現は避ける
- 抽象ワード（「精進」「気を引き締めて」等）は使わず、具体的な行動レベルで書く
- 末尾に「以上」を付けて締める
- 社外向けの場合は冒頭と末尾に謝罪の一文を入れる

このテンプレに事実を埋めてChatGPTに投げると、3〜5分で初稿が出てきます。固有名詞と日時の事実確認をして、語尾を自社文化に合わせて整えるだけ。

使うときの注意点を2つだけ。

経緯欄は自分で書く – 日時・場所・固有名詞は AI に推測させない。曖昧な箇所は「現時点で特定に至っていない」と正直に書く
再発防止策は AI 案をたたき台に、自分で修正 – 上司や取引先がもっとも見るのは再発防止策。ここを丸投げで提出すると、すぐ伝わります

提出後の上司対応と組織予防策

顛末書を提出した後、上司から指摘や追加質問が来るケースが多いです。読み手の関心はだいたい3点に絞られます。

経緯の解像度 – 時刻・関係者・物理的な動きが追えるか
原因の妥当性 – 推測ではなく、複数の証拠で裏取りされているか
再発防止策の実現性 – 提案した対策が実際に運用に乗るか

追加質問を受けたら、即答できる範囲で回答し、調査が必要な部分は「○日までに追加報告いたします」と期限を切って受ける。受けたきり放置するのが最悪のパターン。

組織側の予防策としては、顛末書を「個人責任の追及」で終わらせず、業務プロセスや組織課題の発見ツールとして活用するのが本筋です。同じ系統のミスが3件続いたら、それは個人の問題ではなく仕組みの問題。再発防止策の積み上げから、業務マニュアルや手順書の改訂につなげるのが、顛末書を最大限活用するルートです。