プロンプトの目的
いざ報告書の提出を求められた時、何をどのように書けばよいか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
トラブルが発生した場合は、正直にそのことを伝え、どう解決したか、これからどうするかをしっかり説明することが大切です。この文書を作ることで、問題に真摯に対処する姿勢が伝わり、信頼を取り戻す手助けになります。
ここでは、「通販会社のシステムエンジニアが、注文処理でのシステム障害が発生した報告書を提出する」シーンを想定したプロンプトとしています。プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
タイトル: システム障害による注文処理ミスの報告文書作成
依頼者: 通信販売会社のシステムエンジニア
目的: システム障害によりお客様の注文が正常に処理されなかった件について、上司と総務部への報告と謝罪を行う。
期待される成果: 上司と総務部への理解を深め、今後の再発防止策の検討につなげるための報告文書の提出。
コンテキストや背景情報: 通信販売会社において、システム障害が発生し、一部のお客様の注文処理に失敗が生じた。この問題は技術的な不具合によるものであり、既に原因の特定と修正作業は完了している。
実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家、業務コンサルタント、システムエンジニア
ターゲットオーディエンス: 上司、総務部
制約条件: 正確な事実のみを報告し、推測や不確かな情報は避ける。文書は丁寧かつ簡潔に、専門用語を避けて一般にも理解しやすい言葉で記載する。
優先順位: 1. 謝罪と事実の報告 2. 再発防止策の提案
期待されるトーンやスタイル: 謙虚かつ誠実。責任を認め、今後の改善に向けた姿勢を示す。
実行内容:
あなたは{実行者}として、各条件に適合した上司と総務部あての報告文書を作成してください。文書の起草、内容には以下を含むこと:
-事故の概要と発生日時の説明: システム障害が発生した正確な日時と、その障害が注文処理システムに与えた影響の詳細。
-影響を受けたお客様への影響の範囲: 障害により影響を受けたお客様の注文数や、具体的にどのような問題が発生したか。
-障害が発生した原因とその詳細: 技術的な不具合の原因を明確にし、なぜそのような問題が発生したのかを説明。
-既に実施済みの対応措置: 問題の特定と修正に向けてどのような措置が取られたか、そのプロセスの説明。
-再発防止策の提案と実施予定: 再発防止に向けて提案される具体的な措置と、それらがいつ実施される予定か。
-謝罪と理解の求め: 障害発生の事実とその影響を認め、反省するとともに、改善への取り組みに対する理解と支持を求める。プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
【報告書】
件名: システム障害による注文処理ミスの報告と謝罪
日付: [報告書作成日]
上司: [上司の名前または役職]
総務部: [総務部の担当者の名前または役職]
概要:
この報告書は、[通信販売会社名]のシステム障害により、お客様の注文処理が正常に行われなかったことについて、上司と総務部への報告と謝罪を行うものです。この事象により生じた影響の詳細と、再発防止策に関する提案が含まれています。
事象の概要と発生日時:
システム障害は[障害が発生した正確な日時]に発生しました。この障害により、注文処理システムにおいて一時的な停止が生じ、お客様の一部の注文が正常に処理されませんでした。障害は[障害の内容や影響の詳細]を引き起こしました。
影響を受けたお客様への影響の範囲:
この障害により、合計[影響を受けた注文数]件の注文が処理されないままとなりました。お客様からは、注文が受け付けられないことや、注文内容が正確に反映されないなどの問題に関するお問い合わせが寄せられました。
障害が発生した原因とその詳細:
この障害の原因は、[技術的な不具合や原因に関する詳細]にあります。[障害の原因についての詳細な説明]
既に実施済みの対応措置:
障害の特定と修正に向けて、以下の対応措置を実施しました。
- [特定された問題の詳細な修正作業]
- [他に実施された対応措置や修正作業]
再発防止策の提案と実施予定:
今後の再発防止策として、以下の提案を行います。
- [具体的な再発防止策や改善案の提案]
- [それらの実施予定やスケジュール]
謝罪と理解の求め:
この障害により生じた影響について、深くお詫び申し上げます。お客様にご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。今後は、再発防止策を徹底し、同様の事象が再び発生しないよう努めて参ります。ご理解とご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。
以上、報告と謝罪をさせていただきます。
敬具
[報告者の名前または役職]
[通信販売会社名]
