このプロンプトの目的
ネットショップで注文処理に障害が発生した時、どうすればお客様に誠実に謝れるか、どんな言葉を選べば良いか迷ったら、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
ここでは、「通販会社の広報担当者」が「システム障害による注文処理に問題が発生したケース」で「お客様に謝罪する文書を作成する」シーンを想定したプロンプトとしています。
プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
タイトル: システム障害による注文処理ミスに対する謝罪文作成
依頼者: 通信販売会社の広報担当
目的: システム障害によりお客様の注文が正常に処理されなかった件について、誠実に謝罪し、お客様に理解と寛容を求める謝罪文を提出する。お客様からの信頼回復と理解の促進を目指す。
期待される成果: お客様の不満を軽減し、信頼を回復する。具体的な補償と再発防止策を通じて、お客様との関係を強化する。
コンテキストや背景情報: 当社のシステム障害が発生し、複数のお客様の注文が正常に処理されなかった。この問題は既に特定され、修正作業が進行中である。
実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家、業務コンサルタント
ターゲットオーディエンス: 注文処理に影響を受けたお客様
制約条件: 謝罪文は丁寧かつ誠実である必要があり、お客様の不便や懸念に対して深い理解と共感を示す内容でなければならない。具体的な解決策と再発防止策についても言及し、感情的共感を表現するための具体的な言葉遣いやフレーズを含める。
優先順位: お客様への迅速な対応と信頼回復
期待されるトーンやスタイル: 誠実、謙虚、理解と共感を示すトーン。プロフェッショナルでありつつも、心からの謝罪の意を込めたスタイル。
実行内容:
あなたは{実行者}として、各条件に適合した謝罪文を作成してください。謝罪文の起草、内容には以下を含むこと:
- システム障害による注文処理ミスの具体的な説明と謝罪
- 問題が発生した経緯と現在取り組んでいる修正作業についての説明
- お客様への影響とその謝罪
- 再発防止策についての説明
- お客様の理解と寛容を求める言葉
- お客様が持つかもしれない懸念に対する対応策（例: 問い合わせ窓口の案内、補償策など）
- 感情的共感を表現し、お客様の不便や懸念に対して深い理解を示すための具体的な言葉遣いやフレーズの使用
- 具体的な補償策についての詳細な説明、お客様の不満を軽減し、忠誠心を高めるための措置プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
お客様各位
まず始めに、この度は当社のシステム障害により、ご注文の処理に大きな不便をお掛けしたことに心から深くお詫び申し上げます。私たちの技術的な問題が、皆様の日常に支障をきたしたことを重く受け止めております。
この問題は、最近のシステムアップデート中に予期せぬバグが発生し、複数のお客様の注文処理に影響を与えたものです。問題の発生を受け、私たちは即座に技術チームを動員し、原因の特定と修正に全力を挙げて取り組んでおります。現在、問題は特定され、解決に向けた作業が進行中であり、近日中には完全な復旧が見込まれています。
お客様には、このような状況下でもご理解と寛容を賜りたく、心からのお願いを申し上げます。私たちは、今回の事態を教訓とし、今後このような問題が再発しないよう、システムの全面的な見直しと強化を図ることをお約束いたします。具体的には、システムの安定性を高めるための技術的改善、定期的な監視体制の強化、そして万が一の際に迅速に対応できる体制の構築に取り組んでまいります。
この障害の影響を受けたお客様には、不便とご心配をお掛けしたことを深くお詫び申し上げるとともに、具体的な補償として、影響を受けた注文に対しては送料無料サービスを提供することを決定いたしました。さらに、今後のご購入にご利用いただける割引クーポンをお送りいたします。
お客様が本件に関してお持ちになる疑問や懸念については、専用の問い合わせ窓口を設置しておりますので、どうぞお気軽にご連絡ください。お客様一人ひとりの声に耳を傾け、迅速かつ誠実に対応してまいります。
私たちは、お客様には計り知れないご不便をお掛けしましたが、この経験を糧に、より信頼できるサービスを提供できるよう努めて参ります。お客様からの信頼を一日も早く取り戻せるよう、全力を尽くしてまいります。
改めて、この度のシステム障害によるご不便に深くお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご支援、ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
[通信販売会社名]
広報担当
