プロンプトの目的
いざ始末書を提出しなければいけなくなった時、何を書けば良いのか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
トラブルが発生した場合は、正直にそのことを伝え、どう解決したか、これからどうするかをしっかり説明することが大切です。この文書を作ることで、問題に真摯に対処する姿勢が伝わり、信頼を取り戻す手助けになります。
ここでは、「住宅建設販売会社の営業マン」が「重要会議の議事録を紛失した」シーンを想定したプロンプトとしています。プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
タイトル: 重要な会議の議事録紛失についての謝罪文作成
依頼者: 住宅建設販売会社の営業マン
目的: 会社の総務部への謝罪文の提出
期待される成果: 社内の信頼回復と今後の再発防止策の理解促進
コンテキストや背景情報: 依頼者は、不注意により重要な会議の議事録を紛失してしまった。これにより、会社内のコミュニケーションや業務の進行に影響を与えてしまった可能性がある。
実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家および業務コンサルタント
ターゲットオーディエンス: 会社の経営陣と総務部および影響を受けた可能性のある関係者
制約条件: 謝罪文は誠実かつ具体的である必要があり、文書は正式なビジネス文書のフォーマットに従うこと。また、今後の再発防止策についての言及が必要。
優先順位: 信頼回復、透明性の確保、再発防止策の強調
期待されるトーンやスタイル: 謙虚かつ誠実、責任を全うする姿勢を示すこと。また、前向きな解決策に焦点を当てることで、建設的なメッセージを伝えることが重要。
実行内容:
あなたは{実行者}として、適切な謝罪文を作成してください。謝罪文の起草、内容には以下を含むこと:
-誤りを認め、その影響を理解していることの表明
-紛失した議事録の重要性についての認識
-今回のミスに対する個人的な反省と謝罪
-再発防止のための具体的な策と個人的な取り組み
-社内関係者への理解と協力のお願いプロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
件名: 重要な会議の議事録紛失に関する謝罪と再発防止策について
総務部 御中
私事で大変恐縮ですが、この度は私の不注意により重要な会議の議事録を紛失し、会社内のコミュニケーションや業務の進行に影響を与えてしまったことを深くお詫び申し上げます。
この議事録は、会社の今後の方向性や戦略を左右する重要な内容を含んでおりました。その重要性を十分に認識しながら、適切な管理を怠った結果、このような事態を招いてしまいました。この点につきまして、心よりお詫び申し上げます。
私はこのミスを深く反省しており、同様の過ちを二度と犯さないよう、以下の再発防止策を講じる所存です。
- デジタル管理の徹底: 今後、議事録を含む重要書類は、紙の文書に加えてデジタル形式でも管理し、バックアップを取ることで、紛失リスクを最小限に抑えます。
- アクセス管理の強化: 重要文書に関しては、アクセス権を限定し、管理を徹底します。これにより、誤った取り扱いによる紛失や漏洩のリスクを防ぎます。
- 定期的な確認と報告: 重要文書の管理状況について、定期的に確認を行い、その結果を総務部に報告することで、管理体制の透明性を高めます。
このような取り組みを通じて、社内の信頼を回復し、今後はより一層の責任を持って業務に励む所存です。また、今回のミスが社内の他のメンバーにも教訓となり、同様のミスの防止に繋がることを願っております。
最後になりますが、この度の件でご迷惑をおかけした全ての関係者の皆様に、再度深くお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご指導、ご鞭撻のほどをお願い申し上げます。
敬具
[依頼者の氏名]
[依頼者の役職・部署名]
[提出日]
