プロンプトの目的
いざ始末書を提出しなければいけなくなった時、何を書けば良いのか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
始末書では、破損の詳細や修復にかかる費用、事故発生時の対応などを明確にすることで、問題の迅速な解決と今後の予防策の検討に役立つものとなります。
ここでは、引越し作業中にお客様の設備を誤って破損してしまったシーンを想定したプロンプトとしています。
プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
プロンプト
タイトル: 引越し作業中のお客様設備破損に関する始末書
依頼者: 引越し会社の作業員
目的: 引越し作業中にお客様の設備を破損し、その修復に費用が発生した件について、総務部への報告と謝罪を行う。
期待される成果: 総務部からの理解と問題解決のための支援を得る。
コンテキストや背景情報: 作業員として引越し作業を行っていた際、不慮の事故によりお客様の設備を破損してしまい、これを修復するためには費用が発生してしまった。
実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家、業務コンサルタント
ターゲットオーディエンス: 総務部
制約条件: 実際に発生した事故の詳細、破損した設備の種類、修復にかかる費用の概算を明記する必要がある。具体的な数字や事実に基づく説明が求められる。
優先順位: 事実を正確に伝え、謝罪の意を表すこと。次に、再発防止策を提案すること。
期待されるトーンやスタイル: 謝罪の気持ちをしっかりと伝えつつも、事実に基づいた説明を行い、プロフェッショナルな態度を保つこと。
実行内容:
あなたは{実行者}として、各条件に合致した始末書を作成してください。文書の起草、内容には以下を含むこと:
1.事故が発生した経緯の説明：具体的な日時、場所、作業中の状況を含める。
2.破損した設備の種類とその修復にかかる費用の詳細：見積もり、選択した修復方法、なぜその方法を選んだかの説明を含める。
3.事故発生時の対応についての説明：事故の直後に行った具体的な行動、お客様とのコミュニケーションの詳細を含める。
4.再発防止策の提案：具体的な手順やプロセスの変更、必要なトレーニングや設備の改善を提案する。
5.総務部に対する具体的な支援依頼：費用負担の分担提案、再発防止策の実施に向けた具体的な支援の要求を含める。
6.謝罪の言葉と、この問題の解決に向けた決意の表明：誠実さとプロフェッショナリズムを示すために、具体的な行動計画を示す。ツール
プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
出力結果
引越し作業中のお客様設備破損に関する始末書
総務部 御中
拝啓、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。私たちの日々の業務におきましては、総務部の皆様からのご支援に深く感謝しております。今回、非常に遺憾ながら、引越し作業中にお客様の設備を破損するという事故が発生しました。この件につきまして、詳細を報告し、今後の対策について総務部のご支援をお願いする次第です。
- 事故が発生した経緯
- 日時：2024年2月15日 午前10時頃
- 場所：お客様宅（東京都世田谷区）
- 状況：狭いスペースでの作業中、作業員が不慮の事故によりお客様の大型液晶テレビを誤って倒してしまいました。この事故は、スペースの狭さと作業員の不注意が原因で発生しました。
- 破損した設備と修復費用
- 破損設備：55インチ液晶テレビ
- 修復方法：製品の全額交換
- 費用：150,000円（見積もり）
- 選択理由：テレビの破損状態が重く、修理では元の状態に戻らないため、新品交換を選択しました。
- 事故発生時の対応
- 事故発生直後、すぐにお客様に状況を説明し、深くお詫びしました。その後、上司に報告し、対応策を協議しました。お客様には迅速に賠償として新品のテレビを提供することで合意しました。
- 再発防止策
- 作業員への再教育の実施、特に狭いスペースでの作業方法について
- 作業前のリスクアセスメントの徹底
- 二人以上での作業を原則とする
- 総務部に対する支援依頼
- 本件に関連する費用の処理について、総務部と協力して対応していきたい
- 再発防止策の実施に当たり、必要な教育プログラムや設備投資についての支援をお願いします
- 謝罪と決意の表明
この度は、弊社の作業中に発生した事故により、お客様にご迷惑をおかけしたことを心からお詫び申し上げます。私たちはこの事故を重く受け止め、同様の事故が再発しないよう全力を尽くします。総務部におかれましては、この度の対応及び再発防止策の実施に向けて、ご理解とご支援を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
[作業員の名前]
[日付]
この始末書は、引越し作業中の事故について、事実を正確に伝えるとともに、謝罪と再発防止策を提案することを優先し、プロフェッショナルな態度を保ちながら作成しました。
