プロンプトの目的
いざ始末書を提出しなければいけなくなった時、何を書けば良いのか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。例文を書いてくれます。
ここでは、飲料販売会社の営業マンが社用車事故を起こしてしまった時の始末書を提出するシーンを想定したプロンプトとしています。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、ご自身の状況や用途に応じて修正してお使いください。
プロンプト
依頼者 (Requester): 飲料販売会社の営業マン
目的 (Purpose): 会社に対する誠実な謝罪と、事故に関する説明を行い、今後の再発防止策を提示すること。
期待される成果 (Expected Outcomes): 社内の理解を得るための丁寧で誠実な謝罪文の作成。
コンテキストや背景情報 (Context or Background Information): 依頼者は飲料販売会社の営業マンであり、最近社用車で事故を起こしてしまった。この事故により、会社の名誉や財産に損害を与える可能性がある。
実行者 (Executor): 法務関係の知識も備えている謝罪関連文書作成の専門家
制約条件 (Constraints): 会社のポリシーに準拠した内容であること。個人的な感情や言い訳を避け、事実を基にした説明を心掛けること。
優先順位 (Priorities): 1. 誠実さと謝罪の気持ちを表現すること 2. 事故の状況を正確に伝えること 3. 再発防止策を提示すること
期待されるトーンやスタイル (Expected Tone and Style): 公式で礼儀正しいトーン。適切な敬語の使用と、責任を認める姿勢を示すスタイル。
リソースや参考文献 (Resources or References): 会社の規則や方針、事故報告書、関連する法令等。
実行内容 (Execution Content): 以下の内容を含んだ誠意ある謝罪文を作成してください。
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-謝罪の意を表す序文、事故の状況説明、事故に至った経緯、今後の対応策や再発防止策の提案
注意点: 上記のプロンプトは復唱せず、実行結果のみを出力してください
出力結果
タイトル：社用車事故に関する謝罪文
依頼者様
この度は、私の不注意による社用車の事故につきまして、心より深くお詫び申し上げます。この事故が会社の名誉と財産に与えた影響を痛感しております。
事故の状況につきましては、[事故発生日時]に[事故発生場所]で、私が運転する社用車が[事故の具体的な説明]により発生しました。幸いにも、人身事故には至らず、物損のみであったことは不幸中の幸いでしたが、このような事態を招いたことは決して許されるものではありません。
事故に至った経緯としましては、[具体的な原因や状況の説明]が挙げられます。この事故を教訓とし、今後このような事態を再び起こさないために、以下のより詳細かつ具体的な再発防止策を提案いたします：
- 安全運転研修の強化：年2回、外部の専門機関による安全運転研修を実施し、最新の交通安全知識と実践技術を身に付けます。研修後は、参加者全員が学んだ内容についての報告会を開催し、知識の共有を図ります。
- 車両メンテナンスプログラムの導入：車両の安全性を確保するため、月1回の定期的な車両点検を行います。点検は、タイヤの摩耗状態、ブレーキの効き、エンジンの状態など、安全運転に直結する項目を中心に実施します。点検結果は記録し、必要なメンテナンスが適時に行われるよう管理します。
- 運転者の疲労管理：長時間の運転や夜間運転を避けるためのガイドラインを設け、運転者の健康状態と疲労度を日々チェックします。必要に応じて、休憩時間の確保や代替運転手の配置を行います。
このような過ちを繰り返さないよう、日々の業務により一層の注意を払い、会社の信頼回復に努めてまいります。今後は、これらの再発防止策を徹底し、安全な運転環境の確立に努めます。
敬具
[依頼者の氏名]
[役職]
[所属部署]
[連絡先]
