プロンプトの目的
いざ始末書を提出しなければいけなくなった時、何を書けば良いのか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
始末書においては、自分の行動が会社や同僚にどんな影響を与えたかをしっかりと伝え、心からの謝罪と反省の姿勢を見せることが重要です。また、このようなことが再び起こらないように、具体的な改善策や自分自身の行動を見直す計画を提案することも忘れないようにします。
ここでは、精密機器販売会社の営業マンが社外でのサボり行為が発覚したシーンを想定したプロンプトとしています。
プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
タイトル: 社外でのさぼり行為に関する始末書の作成
依頼者: 精密機器販売会社の営業マン
目的: 総務部に対する謝罪と今後の改善策の提示
期待される成果: 始末書の受理および再発防止策の承認
コンテキストや背景情報: 依頼者は社外でさぼり行為が発覚し、その責任を総務部に対して説明する必要がある。これはプロフェッショナルな環境での信頼と責任を損なう可能性があり、適切な対応が求められる。
実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家であり、実績の豊富な業務コンサルタント
ターゲットオーディエンス: 総務部
制約条件: 社内規定、法令遵守、および倫理的基準を遵守すること。謝罪文書は真摯かつ尊重の念をもって作成される必要がある。
優先順位: 1) 謝罪の表明 2) 行為の認識と反省 3) 再発防止策の提示
期待されるトーンやスタイル: 真摯かつ謙虚、反省の気持ちを表すこと。同時に、前向きな改善策に焦点を当てる。
実行内容:
あなたは{実行者}として、以下を含む自社の総務部あての始末書を作成してください:
1. さぼり行為を行った具体的な日時、場所、動機、および状況の詳細な説明。
2. 行為を認め、その影響を理解していることの明確な表現。
3. 深い反省と誠実な謝罪の表明、および影響を受けた関係者への直接的な謝罪の実施。
4. 時間管理アプリの導入、定期的な進捗報告の提出、自己監視の強化など、再発防止のための具体的な計画と改善策。
5. 問題解決に向けた総務部および関係者との協力とコミュニケーションの強化を求める。プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
宛先: 総務部
件名: 社外でのさぼり行為に関する始末書
拝啓
貴重な時間を割いてこの書面をご覧いただき、誠にありがとうございます。本書面にて、私の不適切な行動について説明し、深い謝罪を表明すると共に、今後の再発防止策についてご報告申し上げます。
1. さぼり行為の詳細
- 日時および場所: 2023年9月15日、午後2時から4時まで、XYZカフェにて。
- 動機および状況: 当日、私は業務に対するモチベーションの低下を感じており、誤って業務時間中に私事を優先してしまいました。このような行動を取ることは、会社に対する尊重の欠如であり、プロフェッショナリズムに欠ける行為です。
2. 行為の認識と影響の理解
私は自分の行動が、チームの士気に悪影響を及ぼし、私の責任と信頼性に疑問を投げかけるものであったことを深く理解しています。この行動は、会社の価値観や目標達成に対する私のコミットメントを著しく損なうものであり、同僚や会社に対して多大な迷惑をかけたことを深く後悔しています。
3. 謝罪と反省
心より、私の不適切な行動により生じたすべての不便や不信感に対して、謝罪申し上げます。特に、私の行動によって直接的な影響を受けた方々には、個別に謝罪の意を表明する予定です。私の行動は許されるものではなく、このような過ちを繰り返さないよう、自己反省を重ねております。
4. 再発防止策
- 時間管理アプリの導入: 業務時間中の活動を適切に管理し、不必要な私事を避けるために時間管理アプリを導入します。
- 定期的な進捗報告: 毎週の業務の進捗を報告し、自己の業務遂行能力と責任感を高めます。
- 自己監視の強化: 自己管理能力を高めるために、日々の行動と業務遂行に関する自己監査を実施します。
5. 協力とコミュニケーションの強化
今後、総務部および関係者との協力関係をさらに強化し、透明性の高いコミュニケーションを心がけます。また、問題解決に向けて積極的に意見を交換し、会社の倫理規定とプロフェッショナリズムの向上に努めます。
私の行動が引き起こした問題に対する責任を全うし、再び貴社の信頼と尊敬を得られるよう最善を尽くします。この経験を教訓とし、より良い社員として成長することをお約束します。
誠に不適切な行動を取ってしまい、申し訳ございませんでした。ご迷惑をおかけしたすべての方々に、改めて深くお詫び申し上げます。
敬具
[依頼者の名前]
[依頼者の職位]
[会社名]
[提出日]
