ChatGPTで報告書を書く【年度目標が未達成だった報告】

2024年3月2日2024年4月18日

プロンプトの目的

いざ報告書の提出を求められた時、何をどのように書けばよいか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。

ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。

このプロンプトでは、年度目標を達成できなかった時、なぜ目標を達成できなかったのか、そしてこれからどう改善していくべきかの報告書を書いてくれます。

ここでは、精密機器販売会社の営業マンが年度営業目標が未達となってしまったシーンを想定したプロンプトとしています。プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。

プロンプト

タイトル: 年度目標未達成に関する報告書  

依頼者: 精密機器販売会社の営業マン  

目的: 年度目標の未達成による業績への貢献度不足を認識し、その原因と今後の改善策を具体的なデータと実例を交えて提示すること  

期待される成果: 営業本部からの理解とサポートの獲得、及び改善策の具体的な実施による業績向上  

コンテキストや背景情報: 本年度、世界的な経済状況の変化、市場の需要の変動、競合他社の戦略変更等の外部環境の影響を受け、年度目標の達成が困難となった。内部的には、製品の納期遅延、資材の調達コスト増加などが影響した。  

実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家であり、実績の豊富な業務コンサルタント  

ターゲットオーディエンス: 営業本部長及び管理職層  

制約条件: 報告書は、具体的なデータと実例を基にした事実に基づいており、感情的な言葉遣いを避け、客観的かつ建設的な内容にすること。  

優先順位: 原因の特定と具体的な改善策の提案  

期待されるトーンやスタイル: 謙虚かつ真摯な態度で、問題の深刻さを認識しつつも、前向きな改善意欲を示す内容。  

実行内容: 
あなたは{実行者}として、以下を含む自社の営業本部あての報告書を作成してください:  
1. はじめに：年度目標の未達成を認め、営業本部に対する謝罪の意を表明する。  
2. 問題の背景と原因分析：外部環境の変化および内部的な課題について、具体的なデータと実例を用いて詳述する。  
3. 実施した取り組みとその結果：目標達成に向けて実施した具体的なアクションと、それによって得られた成果及び学びを、実例を交えて共有する。  
4. 改善策と今後の計画：問題の解決と将来的な業績向上に向けた具体的な改善策と実行ステップを提示し、それぞれのステップに対する期限を設定する。  
5. 結論：報告書の目的の再確認と、営業本部からのサポートと協力のお願い。  
6. 付録：関連データや分析資料を添付する。

ツール

プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。

出力結果

年度目標未達成に関する報告書

はじめに

この度は、年度目標の未達成という不本意な結果に終わったことを心よりお詫び申し上げます。営業本部の皆様には多大なご期待をおかけしていたにも関わらず、このような報告をせざるを得ない状況となり、深く反省しております。

問題の背景と原因分析

外部環境の変化:

世界的な経済情勢の不安定化により、市場全体の需要が予測不能な動きを見せました。具体的には、経済成長の鈍化や消費者の支出意欲の低下が見られました。
競合他社の戦略的な価格設定とマーケティング活動の強化により、当社製品の市場における競争力が相対的に低下しました。

内部的な課題:

製品の納期遅延が頻発し、顧客満足度の低下を招きました。これは、主要な部品の供給不足によるもので、生産計画の見直しを余儀なくされました。
資材調達コストの増加により、利益率が目標値を下回る結果となりました。特に、海外からの輸入品に依存している部品の価格上昇が顕著でした。

実施した取り組みとその結果

顧客関係の強化: 顧客満足度を向上させるため、アフターサービスの充実と迅速な対応を心掛けました。また、納期遅延が予想される案件については、事前に顧客への通知と対応策の提案を行いました。
コスト削減: 内部の効率化によるコスト削減を実施しましたが、資材調達コストの増加により、十分な効果を得ることができませんでした。

改善策と今後の計画

供給チェーンの多様化: 部品供給のリスクを分散するため、新たな供給元の開拓と契約を進めます。期限: 3ヶ月以内。
価格競争力の強化: コスト削減の更なる推進と、製品の付加価値向上を図ることで、価格競争力を強化します。期限: 6ヶ月以内。
内部プロセスの最適化: 生産効率の向上と納期の正確性を確保するため、内部プロセスの見直しを行います。期限: 4ヶ月以内。

結論

この報告書をもって、年度目標の未達成とその原因を明確にし、改善に向けた具体的な計画を提案いたしました。皆様の理解とサポートを賜りながら、これらの課題に真摯に取り組むことをお約束いたします。共に困難を乗り越え、より良い成果を目指して参りましょう。

付録

市場環境分析レポート
競合他社の戦略概要
内部プロセス改善計画書
コスト削減実施報告書