プロンプトの目的
仕事で大きなミスをしてしまった時、どう対応すればいいか分からなくなることがあります。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
謝罪文書においては、ミスの内容を説明して謝ること、その後どうするかを明確にすることが大切になります。このプロンプトは、ミスを認めてしっかり謝ることで、信頼を取り戻す手助けをしてくれます。
ここでは、「住宅建設販売会社営業マン」が「取引先からの受け取った重要書類を紛失した」シーンを想定したプロンプトとしています。プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
タイトル: 取引先からの重要書類紛失に関する謝罪文作成
依頼者: 住宅建設販売会社営業マン
目的: 取引先からの重要書類紛失により発生したミスを認め、関係者への謝罪を行うことで、信頼回復に努める。
期待される成果: 社外及び社内関係者からの理解と信頼回復。今後の再発防止策の提案と実施に向けた前向きな動き。
コンテキストや背景情報: 取引先から提供された重要な書類が紛失したことで、プロジェクトの進行に遅延が生じ、取引先を含む関係者に多大な迷惑をかけた。
実行者: ビジネスでの謝罪文書作成の専門家
ターゲットオーディエンス: 取引先会社の経営陣、関係社員
制約条件: 謝罪文は、簡潔かつ具体的である必要があり、感情的な表現は避ける。また、再発防止に向けた具体的な策も併せて提案する。
優先順位: 1) 誠実な謝罪の表現 2) 関係者への迷惑を深く理解していることの示し 3) 再発防止策の提案
期待されるトーンやスタイル: 誠実、反省的、前向き
実行内容:
あなたは{実行者}として、以下の項目が含まれた謝罪文を作成してください。
*****
-このミスが発生した経緯の簡潔な説明。
-関係者に対する具体的な謝罪の表現。
-ミスの影響と、それに対する個人の反省。
-再発防止策の提案と、今後の取り組みについての説明。プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
件名: 重要書類紛失に関するお詫びと今後の対策について
貴社御中
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。この度は、私どもの不手際により貴社からお預かりした重要書類を紛失し、貴社の業務に多大なるご迷惑とご心配をおかけしたことに対し、心より深くお詫び申し上げます。
まずは、このミスがどのようにして発生したかについて、簡潔にご説明させていただきます。書類の紛失は、複数のプロジェクトを同時に管理する中での情報の取り扱いミスによるもので、適切な文書管理体制が整っていなかったことが原因です。この重大な過ちにより、プロジェクトの進行に遅延が生じ、貴社を始めとする関係者の皆様には計り知れないご迷惑とご心配をおかけしました。
ここに、貴社の経営陣様及び関係社員の皆様に対し、私どもの行動が招いた結果に対して、深くお詫び申し上げます。このような事態を招いた責任は全て私どもにあり、その深刻な影響を深く反省しております。
この失敗から学び、二度と同じ過ちを繰り返さないための再発防止策を既に策定し、実施しております。具体的には、以下の対策を講じております。
- 書類管理システムの見直しと改善、デジタル化を含めたセキュリティ強化。
- すべての社員に対する文書管理研修の実施と、定期的なフォローアップ。
- プロジェクトごとに文書管理責任者を指名し、チェック体制を強化。
今後は、これらの対策を徹底し、貴社をはじめとするすべての関係者の信頼を回復できるよう、全力を尽くしてまいります。また、進捗状況についても定期的に報告させていただきます。
最後になりますが、この度の事態に関して、再度心より深くお詫び申し上げます。貴社との信頼関係を回復し、さらに強化していくことができるよう、誠心誠意努力して参りますので、何卒、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
敬具
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[あなたの連絡先]
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