プロンプトの目的
いざ始末書を提出しなければいけなくなった時、何を書けば良いのか分からない方は多いと思います。そんな時は、以下のプロンプトをChatGPTに入力してみてください。テンプレートとして使える例文を書いてくれます。
想像してみてください。あなたは忙しい一日の終わりに、大切なカードキーをどこかに失くしてしまいました。心配と不安でいっぱいですが、このプロンプトがあれば大丈夫。ChatGPTからの出力結果をフォーマットとして、文言を修正して使ってみてください。
ここでは、ITエンジニアが入退出用カードキーを紛失したシーンを想定したプロンプトとしています。プロンプトは、ご自身の状況や用途に応じて内容を追加・修正してお使いください。
タイトル: 入退出用カードキー紛失に伴う始末書の作成
依頼者: IT関連企業に勤務するエンジニア
目的: 紛失したカードキーによるセキュリティ問題の認識を総務部に伝え、謝罪と今後の対策を提案する
期待される成果: 総務部がセキュリティ問題の重大性を理解し、提案された対策を受け入れること
コンテキストや背景情報: エンジニアが入退出用のカードキーを紛失し、社内のセキュリティに潜在的な影響を及ぼす可能性がある状況
実行者: ビジネス関連の謝罪文作成の専門家、業務コンサルタント
ターゲットオーディエンス: 総務部
優先順位: 1) 謝罪の表明 2) 問題の重大性の認識 3) 再発防止のための対策提案
期待されるトーンやスタイル: 誠実かつ責任感のある表現で、総務部に対する敬意を示しつつ、問題解決に向けた前向きな姿勢を強調
実行内容:
あなたは{実行者}として、各条件に合致した始末書を作成してください。文書の起草、内容には以下を含むこと:
-紛失の報告と謝罪: カードキー紛失の事実を速やかに総務部へ報告し、その潜在的なセキュリティリスクと共に深い謝罪を表明。
-問題の概要: 紛失したカードキーが社内セキュリティに及ぼす潜在的影響を説明し、問題の重大性を総務部に理解してもらう。
-対応経緯の記述: 紛失を発見した直後に総務部及びセキュリティチームと連携して対応した経緯を記述し、透明性と迅速な対応をアピール。
-再発防止策の提案: カードキーの管理方法の見直しやセキュリティ教育の強化、緊急時対応プロトコルの策定など、具体的な再発防止策を提案。
-組織文化への提言: 総務部との連携を強化し、セキュリティ意識の高い組織文化の醸成を目指す提言をする。プロンプト内で画像生成やインターネット検索を行うには、ChatGPT-Plus（月額20ドル）への登録が必要です。
以下は、指定された条件に沿った始末書の草案です。
件名: 入退出用カードキー紛失に関する報告及び謝罪
総務部 御中
私は、IT関連企業に勤務するエンジニアとして、この度、入退出用のカードキーを紛失したことを深くお詫び申し上げます。この不注意が、社内のセキュリティに重大な影響を及ぼす可能性があることを深く認識しております。
【紛失の報告と謝罪】
紛失を確認した直後、私は速やかにセキュリティチームに報告し、総務部にも連絡を取りました。この不手際により、社内セキュリティへの潜在的リスクを生じさせ、業務において不便をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。
【問題の概要】
紛失したカードキーは、社内の重要なセキュリティシステムの一環であり、不正アクセスや情報漏洩などのリスクを増大させる可能性があります。この重大性を十分に理解し、対応策の検討と実施に努めて参ります。
【対応経緯の記述】
紛失を発見した直後、セキュリティチームと協力して、該当カードキーの使用停止措置を速やかに行いました。また、周辺の監視カメラの確認や、同様の事案が過去に発生していないかの調査を行っております。
【再発防止策の提案】
今後の再発防止に向けて、以下の対策を提案いたします。
- カードキーの管理方法の見直し：個人の責任範囲を明確にし、管理の徹底を図ります。
- セキュリティ教育の強化：全社員を対象に、セキュリティ意識の向上を目指す研修を定期的に実施します。
- 緊急時対応プロトコルの策定：紛失や盗難が発生した際の迅速な対応プロトコルを策定し、周知徹底します。
【組織文化への提言】
セキュリティ意識のさらなる向上と組織文化の醸成のため、総務部との連携を一層強化し、定期的な情報共有や合同でのセキュリティ対策会議の開催を提案いたします。
この度の事態を真摯に受け止め、再発防止に向けて全力を尽くす所存です。総務部をはじめ、関係各位には多大なるご迷惑をおかけしましたことを改めてお詫び申し上げます。今後とも、貴部門と協力し、セキュリティの強化に努めて参りますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
[あなたの名前]
[あなたの役職]
